(سياسة كشف الحقائق بالإضافة إلى آلية المراقبة (الشفاء

 

مقدمة:

تأسست مستشفى الشفاءKIMS للرعاية الصحية الخاصة المحدودة عام 1989 والتي تقدم رعاية ثلاثية، بدأت بـ75 سرير لتتوسع لتصل إلى 350 سرير على مر السنين. تعتبر المستشفى واحدة من أفضل مراكز رعاية الرضوح في منطقة مالابار الجنوبية. تعتبر الشركة موظفيها أثمن ما تمتلك المؤسسة وتعمل على تمكين موظفيها من خلال برامج التدريب والتوجيه المتنوعة والتي هي مصممة لتلبية الاحتياجات الفردية. تؤمن الشركة بإدارة أمورها بأسلوب عادل وشفاف، وتوفير بيئة عمل آمنة للموظفين من خلال تبني أعلى معايير المهنية، والصدق، والنزاهة، والمعاملة الأخلاقية.

ستمكن سياسة كشف الحقائق بالإضافة إلى آلية المراقبة الموجودة هنا أعلاه الموظفين والمدراء من عمل تقارير حول مخاوفهم الحقيقية أو شكواهم بخصوص اعتداء واقع أو محتمل للمبادئ والمعايير المنصوص عليها هنا. ستوفر آلية المراقبة حماية كافية ضد إيذاء الأفراد والذين بإمكانهم استخدام مثل هذه الآلية لعمل تقارير حول المخاوف الحقيقية.

أي اعتداء واقع أو محتمل يخالف ما ينصص عليه الدليل، مهما كان ضئيلاً أو ينظر إليه على أنه كذلك، سيكون أمراً ذا أهمية بالغة للشركة. ستوفر آلية المراقبة حماية كافية ضد إيذاء الموظفين والمدراء والذين هم ينتفعون من هذه الآلية، وكذلك توفر وصول مباشر لرئيس لجنة التدقيق في الحالات الاستثنائية.

التعريفات:

“المدير” تعني المدراء الذين تم تعينهم في مجلس إدارة الشركة وفقاً لأحكام قانون الشركات 2013 أو وفقاً لأحكام أي قانون شركات سابق بما فيه المبادئ المتعلقة به، أو أي تعديلات أخرى أجريت عليه.

“لجنة التدقيق” تعني لجنة من مجلس إدارة الشركة والتي تم تأسيسها وفقاً لأحكام قانون الشركات 2013 أو وفقاً لأحكام أي قانون شركات سابق بما فيه المبادئ المتعلقة به، أو أي تعديلات أخرى أجريت عليه.

“إجراء تأديبي” تعني أي إجراء يمكن أن يؤخذ في حالة تكرار الشكاوي العابثة التي تم تقديمها من مدير أو موظف، والذي يشمل ولكن لا يقتصر على التالي: التحذير، أو فرض غرامة، أو الإيقاف عن القيام بالواجبات الرسمية، أو التوبيخ، أو أي إجراء يعتبر مناسباً وفقاً لإجراءات الشركة مع مراعاة خطورة المسألة.

”الموظف“ تعني كل موظف من موظفي الشركة الذين يعملون مع مجموعة شركات KIMS

“لجنة التحقيق” ستكون عبارة عن لجنة من الموظفين الذين تم تعيينهم من قبل مسؤول كشف الحقائق أو من قبل لجنة التدقيق لغرض القيام بتحقيقات مفصلة إن لزم الأمر. سيتم تشكيل هذه اللجنة -إن لزم الأمر- بناءً على كل حالة على حدا بالاعتماد على التحقيق. ستمتلك لجنة التدقيق السلطة لتغيير أعضاء اللجنة من وقت لآخر.

“آلية المراقبة” تعني آلية تم إنشاءها من قبل الشركة للمدراء والموظفين لعمل تقارير للشركة حول المخاوف الحقيقية.

“الإفصاح المحمي” تعني أمراً تم رفعه كتابياً مع وجود حسن النية والذي يكشف أو يعرض معلومات والتي من الممكن أن تكون دليلاً متعلقاً بأي عمل غير أخلاقي أو غير صحيح، أو سوء تصرف، أو سوء سلوك.

“كاشف الحقائق” هو الشخص الذي يقوم بالإفصاح المحمي تحت هذه السياسة.

“مسؤول كشف الحقائق” هو الموظف المرشح/ المعين من لجنة التدقيق.
“حسن النية” تعني أن يتملك الموظف أساس منطقي وراء تبليغه عن الممارسات الغير أخلاقية والغير صحيحة أو أي تصرف مزعوم خاطئ. تعتبر حسن النية مفقودة في حال عدم امتلاك الموظف معلومات شخصية على أساس واقعي للتبليغ، أو حال عرف الموظف أو منطقياً كان عليه أن يعرف أن التبليغ عن الممارسات الغير أخلاقية والغير صحيحة، أو التصرف المزعوم الخاطئ ما هو إلا تبليغ ظالم، وخاطئ، وعابث.

المجال:
تطبق هذه السياسة على كل المدراء والموظفين في إدارة شركةKIMS للرعاية الصحية المحدودة بما فيهم الموظفين بدوام جزئي والموظفين المؤقتين.

الغرض:

  • تلتزم الشركة في تطوير ثقافة حيث يكون آمناً لكل من الموظفين والمدراء القيام برفع التقارير حول المخاوف الحقيقية بخصوص أي ممارسة غير مقبولة، أو تصرف غير أخلاقي، أو الاحتيال الفعلي أو المشتبه، أو انتهاك القواعد السلوكية أو السياسة، أو أي سوء تصرف.
  • تشجع الشركة موظفيها الذين لديهم خوف حقيقي بشأن سوء تصرف مشتبه وهم على اطلاع به أو أصبحوا على اطلاع به، إلى سلطة داخلية، أن يتقدموا ويعبروا عن هذه المخاوف، بدون الخوف من العقاب أو المعاملة الغير عادلة.
  • لتقليل تعرض الشركة للضرر الذي من الممكن أن يحدث عندما يقوم الموظفون بالمحاولة الفعلية أو المحتملة بالتحايل على الآليات الداخلية في تعزيز المخاوف، والاعتداءات، والاحتيال المذكورين آنفاً.
  • توفر آلية المراقبة حماية كافية ضد إيذاء الموظفين والمدراء لينتفعوا من هذه الآلية، وكذلك توفر وصول مباشر لرئيس لجنة التدقيق في الحالات الاستثنائية.
  • لا تعفي سياسة المراقبة الموظفين من مهامهم في الحفاظ على السرية خلال القيام بعملهم، وكذلك لا يمكن أن تستخدم كوسيلة لرفع ادعاءات ظالمة أو ادعاءات لا أساس لها حول موقف شخصي، أو بسوء نية.

طريقة رفع المسألة:

  • يستطيع الموظفون القيام بإفصاح محمي لرئيس لجنة التدقيق بالسرعة الممكنة ولكن ليس بعد 30 يوماً متتالياً من معرفتهم بالموضوع.
  • يجب أن ترسل الشكوى برسالة تحمل هوية المشتكي، أي: اسمه/ها بالكامل، ورقم الموظف الرمزي، والمكان، ويجب أن توضع في ظرف محكم ومختوم حسب الأصول وأن يتم توجيهه لرئيس لجنة التدقيق وكتابة “شكوى بخصوص المراقبة” على الظرف.
    الرئيس
    لجنة التدقيق
    الشفاءKIMS للرعاية الصحية الخاصة المحدودة
    PBرقم 1، صندوق بريد أنايارا،
    تريفاندروم –695029
    كيرلا
  • لن يتم التحقيق في أية مسائل تم الإفصاح عنها بدون اسم.

التحقيق:

  • إذا أظهرت التحقيقات الأولية من قبل الرئيس أن المسألة لا يوجد لها أساس، أو أنها ليست من الأمور التي يتعين التحقيق بها تحت هذه السياسة، فيجوز رفضها في هذه المرحلة وتوثيق القرار.
  • عندما تشير التحقيقات الأولية لضرورة القيام بالمزيد من التحقيقات، فإنه سيقوم بها إما رئيس لجنة التدقيق لوحده، أو مسؤول كشف الحقائق/ لجنة التحقيقات. ستجري التحقيقات بطريقة عادلة كإجراء محايد لتقصي الحقائق، وبدون افتراض وجود جرم، وسيتم كتابة تقرير بالنتائج.
  • يجب عدم الكشف عن اسم كاشف الحقائق لمسؤول كشف الحقائق / لجنة التحقيقات ما لم يكن ذلك مطلوباً لغرض التحقيق.
  • يجب على مسؤول كشف الحقائق/ الرئيس/ لجنة التحقيقات، حسب الحالة، أن:
  • عمل سجل مفصل عن الإفصاح المحمي، وسيحتوي السجل على:
  • المرجع- في حال وجوده- ما إذا كان نفس الإفصاح المحمي قد تم رفعه سابقاً من أي أحد، وإن كان الأمر كذلك فماذا كانت نتيجة ذلك
  • <liالمرجع- في حال وجوده- ما إذا كان أي إفصاح محمي قد تم رفعه سابقاً ضد نفس الموضوع.
  • الخسارة المالية أو غيرها التي تكبدتها الشركة أو التي كانت ستتكبدها.
  • اكتشافات مسؤول كشف الحقائق / لجنة التحقيقات
  • توصيات مسؤول كشف الحقائق / لجنة التحقيقات بخصوص الإجراءات التأديبية أو غيرها من الإجراءات.
  • يجب على مسؤول كشف الحقائق / لجنة التحقيقات إنهاء وتسليم التقرير إلى:
    • لجنة التدقيق، في حالة أن التحقيق قد تم من قبل مسؤول كشف الحقائق. (في حالة أن أي عضو من لجنة التدقيق لديه تضارب في المصالح مع حالة معينة، فعليه أن يعلن عن عدم أهليته وسوف يتعامل أعضاء آخرين من اللجنة مع المسألة الحالية).
    • مسؤول كشف الحقائق، في حال قيام لجنة التحقيقات بالتحقيق.

يجب أن يتم إنهاء وتسليم التقرير حسب الجداول الزمنية المذكورة في السياسة

الجداول الزمنية

تفاصيل الوقت
يستكمل مسؤول كشف الحقائق/ لجنة التحقيقات المراجعة المبدئية ويقرروا بخصوص ما بعدها خلال 15 يوم عمل من تاريخ قبول الإفصاح المحمي للخضوع للمزيد من التحقيقات
يستكمل مسؤول كشف الحقائق/ لجنة التحقيقات التحقيق المفصل ويسلم التقرير خلال 45 يوم عمل من تاريخ قبول الإفصاح المحمي للخضوع للمزيد من التحقيقات، أو في مدة أطول في حال سمح بذلك مسؤول الكشف عن الحقائق
مراجعة واقتراح الإجراء الذي يجب فعله خلال 60 يوم عمل من تاريخ قبول الإفصاح المحمي للخضوع

القرار والتبليغ:

  • في حال توصلت أية تحقيقات إلى استنتاج وجود تصرف غير أخلاقي وغير صحيح تم اقترافه، في هذه الحالة سيوصي رئيس لجنة التدقيق مجلس الإدارة بأخذ إجراءات تأديبية أو تصحيحية حسب ما يراه مناسباً.
  • إذا أظهرت التحقيقات الأولية التمهيدية أن المسألة لا يوجد لها أساس، أو أنها ليست من الأمور التي يتعين التحقيق بها تحت هذه السياسة، فيجوز رفضها في هذه المرحلة وتوثيق القرار.
  • في حال عدم إثبات الشكوى، قم بإلغاء المسألة وخذ ملاحظة حولها، أو حسب خطورة المسألة فإنه يجوز لسلطة التحقيقات الرجوع إليها مع اتخاذ التدابير المضادة.
  • في حال عبرت لجنة التدقيق أن المسألة خطيرة للغاية، فإنها تستطيع عرض المسألة على المجلس مع توصياتها، ويجوز للمجلس أن يقرر بخصوص المسألة حسب ما يراه مناسباً.
  • أي اختلاف أو إجراء تصحيحي بدأ ضد الموضوع كنتيجة لاكتشافات التحقيق طبقاً لهذه السياسة يجب أن يتقيد بشؤون الموظفين المطبقة أو سلوك الموظفين والإجراءات التأديبية.
  • سيخضع المشتكي الذي يقدم ادعاءات كاذبة عن وجود ممارسات غير أخلاقية وغير صحيحة، أو حول ادعاء مزعوم خاطئ عن مسألة لإجراء تأديبي مناسب وفقاً للقواعد، والسياسات، وإجراءات الشركة.
  • في حال لم يكن تقرير التحقيق مرضِ للمشتكي، يحق للمشتكي أن يرفع تقرير بالحدث للجهة القانونية، أو سلطة التحقيق، أو الوكالة المناسبة.
  • في حال تكرار الشكاوي العابثة من قبل المدير أو الموظف يجوز للجنة التدقيق أخذ الإجراء المناسب تجاه المدير أو الموظف المعني.

الحماية/السرية/الخصوصية:

يجب على كاشف الحقائق، ومسؤول كشف الحقائق، ولجنة التحقيق، ولجنة التدقيق، وكل شخص مشارك في العملية أن:

  • يحافظ على السرية والخصوصية التامة للموضوع
  • لا يناقش الموضوع في لقاءات غير رسمية، أو اجتماعية، أو أي تجمعات.
  • يناقش فقط إلى الحد الذي يلزم لغرض استكمال العمليات والتحقيقات ومع الأشخاص الذي يلزم النقاش معهم لاستكمال العمليات والتحقيقات.
  • لا يحتفظ بالأوراق بدون رقابة عليها وعناية بها في أي مكان أو في أي وقت.
  • يضع كلمة مرور للبريد الإلكتروني والملفات الإلكترونية.

في حال اكتشاف أن أحدهم لا يلتزم بالشروط أعلاه، سيتم تحميله المسؤولية وسيتم أخذ إجراء تأديبي حسب ما يناسب الوضع.
الاحتفاظ بالمستندات تحت سياسة آلية المراقبة:

يجب على الشركة الاحتفاظ بكل الإفصاحات المحمية من قبل كاشف الحقائق، أو المستندات التي تم الحصول عليها كتابياً، أو التي تم توثيقها خلال مرحلة التحقيق مع نتائج التحقيقات المتعلقة بها لمدة 7 (سبع) سنوات، أو مدة أخرى مشابهة كما هو محدد من قبل أي قانون آخر سارِ، أيهما أطول.

إدارة ومراجعة آلية المراقبة:

  • يجب على الشركة الإفصاح عن تفاصيل وضع هذه السياسة على موقعها الإلكتروني، ويجب عليها أيضا أن تفصح عن تفاصيل موجزة حول هذه السياسة في تقرير المجلس خاصتها.
  • يجب تقديم تقرير كل ثلاثة شهور حول أداء سياسة المراقبة وسياسة كشف الحقائق للجنة التدقيق، وتقرير حالة كل ثلاثة شهور حول العدد الإجمالي للشكاوي- إن وجدت- التي تم استلامها خلال الفترة، مع ملخص للنتائج التي توصل إليها مسؤول كشف الحقائق/ لجنة التدقيق، والخطوات التصحيحية التي تم أخذها إن كان ينبغي إرسال أي منها لرئيس مجلس إدارة الشركة الذي بدوره يصبح مسؤولاً عن إدارة، وتفسير، وتطبيق، ومراجعة هذه السياسة.

تعديل آلية المراقبة:

تمتلك لجنة التدقيق التابعة للشركة الحق بتصحيح أو تعديل هذه السياسة كلياً أو جزئياً في أي وقت بدون تحديد أي سبب أياً كان. سيتم إبلاغ مجلس الإدارة بالتعديلات- إن وجدت- في اجتماعه التالي.